Manual de usuario Coffee-MRR

 

Control de documentación
Fecha última actualización 15-jun-2022 Código: CAU-SGFE-3010	Elaborado por: Gabinete técnico de la Secretaría General de Fondos Europeos
Versión de este documento: 1.14	Principales novedades respecto a la versión anterior: Funcionalidad añadida en esta nueva versión

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INDICE

1     Introducción.

2     Altas de usuarios en CoFFEE: protocolo de gestión de usuarios

2.1      Altas de usuarios realizadas en los procedimientos extraordinarios de carga masiva del año 2021

2.2      Procedimiento a seguir para las nuevas altas de usuarios

2.3      Estructura de los permisos de los usuarios: nodos y roles.

2.3.1       Nodos de la jerarquía del Plan

2.3.2       Roles (tipos de permisos)

2.3.2.1    USUARIOS RESPONSABLES (Titulares de órganos responsables y órganos gestores)

2.3.2.2    USUARIOS RESPONSABLES AUTORIZADOS.

2.3.2.3    USUARIOS EDITORES.

2.3.2.4    USUARIOS CONSULTORES.

2.4      Proceso de registro de nuevos usuarios

2.4.1       Proceso 1: Registro como usuario de la administración presupuestaria.

2.4.2       Proceso 2: Solicitud de acceso al sistema de información CoFFEE-MRR.

3     Acceso a CoFFEE.

3.1      Navegador recomendado y requisitos técnicos

3.2      Acceso a los distintos entornos de trabajo de CoFFEE.

3.3      Firma de la declaración de conformidad con las condiciones de uso.

3.4      Página principal de la aplicación.

4     Módulo “Plan de recuperación”.

5     Módulo “Planificación y Gestión”

5.1      Estructura de proyectos, subproyectos y actuaciones precargada en CoFFEE.

5.2      Definición de proyectos

5.2.1       Pantalla inicial con el listado de proyectos definidos

5.2.2       Creación de un proyecto: Nuevo proyecto.

5.2.2.1    Definición de los datos generales de un proyecto.

5.2.3       Editar un proyecto existente.

5.2.4       Edición de detalle de un proyecto: Submedidas asociadas

5.2.5       Edición de detalle de un proyecto: Objetivos climáticos y digitales

5.2.6       Edición de detalle de un proyecto: Recursos económicos

5.2.7       Edición de detalle de un proyecto: Hitos/Objetivos de gestión críticos

5.2.8       Edición de detalle de un proyecto: Hitos/Objetivos de gestión no críticos

5.2.9       Borrar un proyecto existente.

5.2.10     Validación y revisión de proyectos

5.2.11     Obtener información sobre los usuarios de un proyecto

5.3      Definición de subproyectos

5.3.1       Pantalla inicial con el listado de subproyectos definidos.

5.3.2       Creación de un subproyecto: Nuevo subproyecto.

5.3.2.1    Definición de los datos generales de un subproyecto.

5.3.3       Editar un subproyecto existente.

5.3.4       Edición de detalle de un subproyecto

5.3.5       Validación y revisión de subproyectos

5.4      Planificación de actuaciones

5.4.1       Pantalla inicial de actuaciones

5.4.2       Creación de nueva actuación

5.4.3       Edición de una actuación existente.

5.4.3.1       Ciclo de co-validación y revisión de las actuaciones de una anualidad

5.4.3.2       Alta de contratos

5.4.3.3       Alta de subvenciones

5.5       Progreso de indicadores

6     Módulo “Seguimiento del Plan”.

7     Módulo “Seguridad”.

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1        Introducción

Este manual tiene como objetivo ayudar a los usuarios de CoFFEE-MRR (sistema de información de gestión y seguimiento del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia - PRTR), para la utilización de la aplicación, incluido el acceso a la misma, la creación de los diferentes elementos del plan, como Componentes, Medidas, Proyectos y Subproyectos, y la cumplimentación en CoFFEE de toda la información necesaria para la definición, planificación y seguimiento de las distintas medidas del Plan, así como del cumplimiento de sus Hitos y Objetivos.

Esta versión del manual incluye la funcionalidad desplegada actualmente en producción (versión 1.14), que incluye la definición de Proyectos, Subproyectos y Actuaciones prevista en la Metodología de gestión de Hitos y Objetivos (H/O) del PRTR, disponible en el siguiente enlace:

https://www.fondoseuropeos.hacienda.gob.es/sitios/dgpmrr/es-es/Documents/metodog_gest_hyo_prtr.pdf

En la ilustración adjunta se resumen las distintas etapas de dicha metodología, relacionándolas con las distintas actividades a realizar en el sistema CoFFEE-MRR:

Ilustración 1 Etapas de la metodología de gestión de H/O del PRTR y su correspondencia en el sistema CoFFEE-MRR

Antes de comenzar a trabajar en CoFFEE, es indispensable la realización de un ejercicio previo de coordinación entre los participantes del plan para la realización de las tareas previas de análisis de los H/O asociados a cada Medida del PRTR que darán como resultado la arquitectura de Proyectos y Subproyectos a implantar para cada Medida, de modo que cubra totalmente los H/O de la misma.

A continuación, se muestran dos ejemplos de esta desagregación en Proyectos y Subproyectos. El primer ejemplo muestra el caso más sencillo posible, en el que se tiene una medida (reforma) con un solo hito, sin ejecución económica asociada. Este caso puede implementarse con un único proyecto, sin actuaciones asociadas y sin subproyectos dependientes, que se encargará de cubrir todo el hito. La ejecución del cumplimiento del hito se reportará a nivel de proyecto.

El caso siguiente muestra un caso más complejo, pero muy frecuente, que ocurre en todos aquellos H/O cuya ejecución corresponde a distintas AAPP. En el ejemplo expuesto se muestra una medida (inversión) con un solo objetivo, que se ejecuta por las 17 CCAA. En este caso Se crea un único proyecto del cual dependen 17 Subproyectos (uno por cada CA). Se asigna a cada Subproyecto una parte del presupuesto y se le confía una parte proporcional del Objetivo CID.

El ejemplo elegido para ilustrar esta situación es el Objetivo 282 de la medida C18.I4. En el PRTR hay un compromiso para formar a 90.000 sanitarios con un presupuesto de 13.140.0000€. Se crea un proyecto para cubrir este Objetivo, abriendo una actuación del tipo “Transferencia de recursos entre AAPP” en la que se refleja el instrumento jurídico (conferencia sectorial, convenio, etc.) mediante el cual se ha realizado el reparto del presupuesto. A continuación, se crea un subproyecto para cada CA al cual se le asignará un aparte del objetivo asignado para cada una de ellas.

Finalmente, cada Subproyecto generará las actuaciones necesarias para reflejar los distintos instrumentos jurídicos (contratos, subvenciones, etc) mediante el cual ha empleado sus fondos para cubrir parte del objetivo (que en este caso serán los costes incurridos para impartir formación a los profesionales sanitarios). 

Una vez se ha terminado este análisis y tenemos esta desagregación de proyectos y subproyectos, será necesario recopilar la identificación de las personas que van a trabajar en cada una de estas estructuras, para poderles darles de alta como usuarios del sistema CoFFEE-MRR, de acuerdo con el protocolo de gestión de usuarios explicado en la sección siguiente. 

2        Altas de usuarios en CoFFEE: protocolo de gestión de usuarios

Esta sección es de interés para aquellas personas que tengan responsabilidades de organización, gestión y administración de usuarios. Si usted es un usuario final que sólo tiene que acceder a CoFFEE para consultar o editar información de alguna parte concreta del plan para la que ya se le ha tramitado y concedido una autorización de acceso, puede pasar directamente a la sección siguiente (3. Acceso a CoFFEE).

El flujo de altas de usuarios se hace de manera escalonada, de acuerdo con la jerarquía descrita en la Metodología del PRTR. De esta manera, el responsable de un Componente (titular de la Subsecretaría del Ministerio) designa a los usuarios de ese Componente e identifica a los responsables de las Medidas hijas del componente.

Los accesos al sistema se asignan exclusivamente a personas físicas, que deberán interactuar con el sistema identificándose mediante certificados digitales reconocidos, DNI electrónico o mediante el sistema cl@ve permanente.

Todas las altas de usuarios deben estar acreditadas, dejando una pista de auditoría que refleje que todos los usuarios del sistema han sido preautorizados por sus responsables jerárquicos correspondientes, partiendo de los responsables de los Componentes:

• Cada responsable de una Medida designa a los usuarios de esa Medida e identifica a los responsables de sus Proyectos hijos.
• Igualmente, cada responsable de un Proyecto designa a los usuarios de su Proyecto e identifica a los responsables de los Subproyectos hijos.
• Finalmente, los responsables de un Subproyecto designan a los usuarios del Subproyecto e identifican a los responsables de sus Subproyectos dependientes (en el caso de que existan Subproyectos anidados).

Ilustración 2. Estructura jerárquica de permisos de usuarios en el sistema CoFFEE

2.1       Altas de usuarios realizadas en los procedimientos extraordinarios de carga masiva del año 2021

En el año 2021 se han dado de alta en el sistema una serie de usuarios, mediante dos procedimientos de carga masiva en los que los titulares de las subsecretarías ministeriales han remitido a la Secretaría General de Fondos Europeos documentos firmados electrónicamente con relaciones de usuarios agrupados por componentes: 

• En septiembre 2021 se dieron de alta a los usuarios de once ministerios, correspondientes a los componentes y medidas que intervenían en la primera solicitud de pago del Plan.
• En noviembre 2021 se han dado de alta usuarios de un conjunto de componentes, medidas, proyectos y subproyectos remitidos desde las subsecretarías de los distintos ministerios.

2.2       Procedimiento a seguir para las nuevas altas de usuarios

A partir del 1 de febrero de 2022, las solicitudes de alta de nuevos usuarios podrán hacerse exclusivamente a través del Centro de Atención de Usuarios de CoFFEE, remitiendo un formulario firmado digitalmente por el titular del órgano correspondiente en el que se incluyan las personas para las que se solicita el alta en el sistema. Una versión Excel de este formulario, que incluye las instrucciones para su remisión, se encuentra disponible en el siguiente enlace: https://www.fondoseuropeos.hacienda.gob.es/sitios/dgpmrr/es-es/Documents/Formulario_Gest_Usuarios_CoFFEE.xlsx

Las altas de nuevos usuarios pasan por un proceso (no automatizado) en el que un Responsable del Sistema de Información (RSI) de la Secretaría General de Fondos Europeos revisará las solicitudes de acceso, pudiendo contactar con los organismos implicados en aquellos casos en que se detecten incoherencias o dudas para solicitarles más información. 

La reciente , dispone lo siguiente:

«Los órganos gestores de proyectos deben ser órganos con competencias funcionales en las materias objeto del proyecto y que tengan, con carácter general, el rango mínimo de Director General o asimilado. No obstante, un órgano directivo con rango de Subdirector General podrá ser órgano gestor de proyecto cuando la materia objeto del mismo se corresponda con el ámbito específico de competencias funcionales de su órgano.»

De esta forma, la designación de un órgano con rango de Subdirección General (o asimilado) como órgano gestor de proyecto tiene carácter excepcional. Por ello, cuando se desee hacer uso de esta excepción, tanto el titular del órgano responsable de la medida en la que se enmarque el proyecto como el titular del órgano que se vaya a designar como órgano gestor de ese proyecto deberán firmar electrónicamente la siguiente declaración, que habrá de incluirse en la documentación del proyecto en COFFEE, en la pestaña de «documentos anexos» del mismo.

Las altas o modificaciones de usuarios que se soliciten mediante este formulario Excel deberán ir acompañadas por un documento  firmado digitalmente por el responsable de la medida y el propio responsable del proyecto con esta declaración.

En el siguiente enlace puede descargarse dicho modelo de declaración

Modelo de declaración para la designación como órgano responsable de un proyecto de un órgano de rango inferior a la Dirección General o asimilado - fichero Word (docx)

2.3       Estructura de los permisos de los usuarios: nodos y roles

En el diseño de seguridad de CoFFEE los permisos de un usuario no están basados en la pertenencia a un órgano, sino que a cada usuario se le asignan permisos específicos asociados a una serie de “nodos” basados en la jerarquía del Plan (Componente, Medida, Proyecto, Subproyecto…). De este modo, no existe el concepto de usuario responsable de un órgano, sino el responsable de un órgano para un determinado nodo.

Así, por ejemplo, un Secretario de una Consejería de una Comunidad Autónoma no se define en el sistema con un único permiso de responsable de la Consejería de esa Comunidad Autónoma, sino que figurará con varios permisos de responsable de nodo, para cada uno de los nodos correspondientes a los subproyectos ejecutados por la Consejería de su Comunidad Autónoma.

2.3.1      Nodos de la jerarquía del Plan:

La metodología de gestión de hitos y objetivos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia se basa en una jerarquía de componentes, cedidas, proyectos y subproyectos en que cada elemento (nodo) de la jerarquía se identifica mediante un localizador alfanumérico formado por una cadena de texto que se obtiene concatenando cada nivel de la jerarquía, identificado con un prefijo específico y un número secuencial, y utilizando el carácter “.” para separar los niveles de la jerarquía, tal y como se indica en la tabla adjunta:

ELEMENTOS (NODOS)	EJEMPLOS LOCALIZADORES DE NODOS
Componente (C)	C18
Medida (R para reformas e I para inversiones)	C18.I1
Proyecto (P)	C18.I1.P1
Subproyecto (S)	C18.I2.P3.S1
Subproyecto hijo de otro Subproyecto (S)	C18.I2.P3.S1.S1

En la ilustración expuesta a continuación se puede ver un ejemplo (ficticio), utilizando el componente 18 y las medidas I1 e I2. Cada caja representa un "nodo" de la jerarquía para el que se asignarían permisos específicos a aquellos usuarios que gestionen esa parte del plan.

Cuando un usuario posee cualquier tipo de permiso sobre un nodo del plan, automáticamente se le conceden permisos de “sólo consulta” sobre todos sus nodos hijos. Así, por ejemplo, un usuario con permisos sobre el nodo del componente C18 podría consultar todos los nodos de la ilustración, pero un usuario con permisos sobre el nodo correspondiente a la medida C18.I1 de la ilustración sólo tendría permisos de consulta sobre los proyectos C18.I1.P1 y C18.I1.P2, así como sobre el subproyecto C19.I1.P1.S1. 

Ilustración 3 Ejemplo (ficticio) de jerarquía del Plan (Componente 18, descomposición de Medidas I1 e I2).

Determinadas medidas y componentes son compartidos por varios Ministerios, sin que haya un único Ministerio definido como responsable único del componente o de la medida. En estos casos, y, de cara a la herencia de los permisos , el componente o la medida se subdividen en componentes o medidas ligadas al ministerio concreto, para evitar que los usuarios de un ministerio modifiquen o accedan a contenidos del mismo componente o medida bajo responsabilidad de otro Ministerio. 

De este modo, si vemos el caso de una medida compartida con un ejemplo (la medida C11.I02, en que participan como responsables los ministerios de Consumo y Justicia, la medida C11.02 se subdivide en dos medidas virtuales, la C11.I02-Conumo y la C11.I02-Justicia, creando nodos separados de manera que para la misma medida mantenemos dos grupos de seguridad diferentes, para cada ministerio. De este modo, los usuarios de la medida de un determinado Ministerio (en el ejemplo Consumo), podrán ver los proyectos y subproyectos de ese mismo Ministerio (comparten la Entidad Decisora), pero no los del resto de Ministerios de la misma medida (en el ejemplo Justicia).  

2.3.2      Roles (tipos de permisos)

Sobre un nodo de la jerarquía se pueden tener distintos roles, es decir, distintos tipos de permisos que les permiten realizar unas tareas u otras.

El conjunto de acciones permitidas para cada rol está definido de forma global, es decir, el rol “EDITOR” de un nodo (por ejemplo) tiene el mismo conjunto de acciones que el “EDITOR” de otro nodo, aunque cada uno sobre el suyo. 

Un usuario puede tener sobre un mismo nodo varios roles. Su conjunto de acciones permitidas será la UNION de las permitidas por cada uno de los roles que tenga asignados.

Un mismo usuario también puede tener distintos roles sobre distintos nodos; es decir, rol(es) asignado(s) en varios elementos de la estructura.

Cuando un usuario tiene un rol sobre un nodo, se entiende que abarca todo el nodo y sus elementos constituyentes asociados. Por ejemplo, un usuario que es EDITOR de un Proyecto puede modificar tanto los datos del Proyecto –en los momentos y con las condiciones que esto se pueda hacer- como los de los hitos u objetivos asociados al Proyecto, y sus indicadores. La granularidad no necesita diferenciar acceso, por ejemplo, por hito/objetivo entre unos usuarios y otros (en un Proyecto, no hay usuarios que puedan modificar unos hitos sí y otros no).

Los roles que puede tener un usuario en CoFFEE, ordenados por su nivel de responsabilidad, se muestran  en el diagrama-resumen siguiente:

(*) Se incluyen funciones previstas.

Los permisos son acumulativos, es decir, cualquier usuario con un rol “a la izquierda” tiene también los permisos de los roles “a su derecha”. No se reflejan permisos de los usuarios "especiales", por ejemplo, "Administrador".

2.3.2.1       USUARIOS RESPONSABLES (Titulares de órganos responsables y órganos gestores)

Sólo puede haber un usuario responsable por cada nodo.

Los usuarios responsables de cada nodo se corresponden con las personas titulares de los órganos responsables y los órganos gestores, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Orden HFP/1031/2021, de 29 de septiembre, por la que se establece el procedimiento y formato de la información a proporcionar por las Entidades del Sector Público Estatal, Autonómico y Local para el seguimiento del cumplimiento de hitos y objetivos y de ejecución presupuestaria y contable de las medidas de los componentes del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia:

• El Órgano responsable de Componente será el titular de la Subsecretaría del Ministerio al que corresponden las funciones de Entidad decisora.
• El Órgano responsable de Medida ha de ser el titular de un órgano del Ministerio al que corresponden las funciones de Entidad decisora. Habitualmente será el titular de una Secretaría de Estado, una Secretaría General, una Dirección General u otro órgano con rango equivalente.
• En el ámbito de los departamentos ministeriales y de las entidades de la AGE, el Órgano gestor de un Proyecto o de un Subproyecto será el titular de la unidad que tiene asignado el presupuesto. Habitualmente será el titular de una Dirección General u otro órgano con rango equivalente.
• En el ámbito de Comunidades Autónomas, el Órgano gestor de Subproyecto será el titular del órgano que desempeñe funciones análogas a las de Subsecretario en la correspondiente Consejería o equivalente.
• En el caso de las Entidades Locales y resto de participantes, el Órgano gestor de Subproyecto será el Secretario o cargo que desempeñe funciones análogas.

Los usuarios responsables pueden realizar las siguientes tareas exclusivas:

• Firmar los informes correspondientes de su nodo (cumplimiento de hitos y objetivos, informes de previsiones, informes de gestión). La firma de informes no es una tarea delegable.
• Validar la definición de proyectos y subproyectos hijos.
• Mandar a validación los proyectos y subproyectos al nodo superior.
• Preautorizar nuevos usuarios, administrar y asignar permisos a los usuarios del nodo.
• Designar y preautorizar a los responsables de los nodos inferiores.

Además, podrán hacer todas las tareas que realizan los responsables autorizados.

2.3.2.2       USUARIOS RESPONSABLES AUTORIZADOS

Sólo puede haber un máximo de dos usuarios responsables autorizados por cada nodo. Los usuarios responsables autorizados pueden realizar las siguientes tareas:

• Procedimientos de vuelta atrás en los flujos de co-revisión de y co-validación de proyectos y subproyectos.
• Procedimientos para sustitución del responsable.
• Procedimientos de generación de los informes de gestión.

Además, podrán hacer todas las tareas que realizan los usuarios editores (gestores de edición).

2.3.2.3       USUARIOS EDITORES

Los usuarios editores pueden realizar labores de edición sobre la información del nodo:

• Creación y borrado de proyectos y subproyectos hijo.
• Editar la definición del nodo y generar las planificaciones.
• Actualizar información de ejecución (edición de indicadores, carga de ficheros y documentos de mecanismos de verificación, reportes de ejecución contable, información de contratistas y perceptores de subvenciones, etc.).
• Pasar a firma los informes.
• Preparación de propuestas de gestión de usuarios del nodo (preautorizar nuevos usuarios, asignar permisos a usuarios). El sistema le permitirá generar una lista de acciones sobre usuarios que será remitida al usuario responsable para que la autorice.

Además, podrán hacer todas las tareas que realizan los usuarios consultores (gestores de consulta).

2.3.2.4       USUARIOS CONSULTORES

Los usuarios consultores están limitados a las labores de consulta. Pueden acceder a toda la información del nodo, pero sólo en modo consulta.

2.4       Proceso de registro de nuevos usuarios

La ilustración siguiente muestra el proceso de registro de los nuevos usuarios:

2.4.1      Proceso 1: Registro como usuario de la administración presupuestaria

Las personas autorizadas deben registrarse como usuarios del ecosistema de aplicaciones de la informática presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

Aquellos usuarios que no sean usuarios de las aplicaciones presupuestarias del Ministerio de Hacienda (Sorolla, SIC, DocelWeb, Fondos2020, …) deberán darse de alta previamente como usuarios de  del sistema, para lo cual necesitarán disponer de un certificado electrónico, DNI electrónico o una identidad de cl@ve.

Para darse de alta en la Administración Presupuestaria, es necesario acceder a la oficina virtual de la administración presupuestaria en el enlace  https://www.oficinavirtual.pap.hacienda.gob.es/

A continuación, pulsar en la opción “Sistemas de Información” que aparece en la página principal, opción “Inicio”. A continuación, pulsaremos “Solicitud de acceso a los sistemas”.

Se mostrará una nueva pantalla y pulsaremos “Formulario de solicitud de accesos a los Sistemas de Información de la Administración Presupuestaria” como se indica en la siguiente imagen.

Se mostrará una nueva pantalla para acceder a través de certificado electrónico o de cl@ve.

Una vez identificado correctamente, se iniciará la aplicación RADIX que le permitirá continuar su registro. En la siguiente pantalla se rellenarán los datos de usuario, responsable jerárquico y código DIR3 de su unidad administrativa (se puede buscar el código DIR3 usando la opción “Buscar Código DIR3”).

Pulsaremos “Continuar” y aceptaremos el tratamiento de datos personales.

El siguiente paso será verificar que hemos recibido por correo electrónico un código de verificación como se muestra en la siguiente imagen:

Copiamos el código de verificación recibido y pulsamos “Verificar Código Recibido por Email (para usuarios aun no registrados)”.

Incorporaremos el código recibido por mail y pulsamos el botón “Validar Código”.

Una vez validado el código, ya se ha completado el proceso de registro y tendremos un usuario válido, con capacidad para acceder a los sistemas de la Administración Presupuestaria.

En el siguiente enlace tiene un vídeo explicativo que le ilustra cómo llevar a cabo este Proceso 1:

Proceso 1 de la guía: Registro como usuario externo (vídeo tutorial)

2.4.2      Proceso 2: Solicitud de acceso al sistema de información CoFFEE-MRR

A continuación, para pedir permiso de acceso al sistema CoFFEE-MRR, en la aplicación RADIX seleccionamos “Acceso a Sistemas de Información” como se indica en la siguiente imagen:

En la siguiente pantalla seleccionamos la acción “Alta Acceso”

Buscamos en el área de “Sistemas Disponibles” la palabra “coffee” y seleccionamos la opción “CoFFEE Mecanismo de Recuperación y Resiliencia”. Pulsamos en el botón con la flecha “>” para incluirlo en “Sistemas Seleccionados”.

Pulsamos “Continuar”, y seleccionamos el perfil y entorno de trabajo.

 Solo si va a recibir una formación y su formador así se lo ha indicado, deberá marcar otros entornos distintos al de Producción ”PRO”:

• PyF: entorno de Pruebas y Formación
• PRE: entorno de preproducción

Después de pulsar el botón Continuar, indicamos la justificación de la petición y finalizamos la solicitud con el botón “Conforme”.

La petición deberá ser aprobada por un Responsable del Sistema de Información de la Secretaría General de Fondos Europeos, que mediante un proceso (no automatizado) revisará la solicitud de acceso y la contrastará con las preautorizaciones recibidas, pudiendo contactar con los organismos implicados en aquellos casos en que se detecten incoherencias o dudas para solicitarles más información. Una vez otorgado el acceso, recibirá una conformación en su correo electrónico de la realización de estos pasos, y una vez que se completen, podrá acceder al sistema.

En el siguiente enlace tiene un vídeo explicativo que le ilustra cómo llevar a cabo este Proceso 2:

Solicitud de acceso a CoFFEE (vídeo tutorial)

3        Acceso a CoFFEE

3.1       Navegador recomendado y requisitos técnicos

El navegador recomendado para la aplicación CoFFEE-MRR es Google Chrome. 

Para identificarse en el sistema es necesario tener un certificado digital, DNI electrónico o una identidad de cl@ve permanente. Para el caso de cl@ve permanente, se exige el refuerzo de la contraseña de un solo uso enviada al móvil del usuario. Para comprobar la lista de certificados admitidos se puede pulsar el enlace “Relación de certificados admitidos”.

La primera vez que entramos al sistema es necesario firmar las condiciones de uso del sistema.

3.2       Acceso a los distintos entornos de trabajo de CoFFEE

Una vez tenemos un usuario que ha sido registrado en la administración presupuestaria y al que se le ha admitido la solicitud de acceso al sistema de información CoFFEE-MRR, el acceso a CoFFEE se realiza identificándose con un certificado digital, DNI electrónico o cl@ve permanente   en la Oficina Virtual de la Administración Presupuestaria:  http://www.oficinavirtual.pap.hacienda.gob.es

Una vez identificado, aparecerá el escritorio de aplicaciones asociado al usuario, en el que dentro del grupo de aplicaciones “Sistemas comunitarios” aparecerá el icono de CoFFEE mediante el cual se accede a la aplicación. 

Ilustración 4 Aspecto del escritorio de aplicaciones de la administración presupuestaria (producción).

En la barra superior se muestran enlaces para acceder a otros entornos de trabajo (desarrollo, pruebas y formación, preproducción).

Así, por ejemplo, para acceder al entorno de Pruebas y formación pulsando en la opción de “Escritorio de pruebas y formación” podríamos acceder a dicho entorno, donde, si lo hemos solicitado y estamos autorizados, aparecerá también un icono de CoFFEE.

Cuando nos conectamos a CoFFEE en un entorno diferente al habitual de producción, en la cabecera de la aplicación aparece de forma destacada, sobre fondo rojo, el nombre del entorno (PRUEBAS o PREPRODUCCION[1]), para dejar claro que no es el entono habitual.

Ilustración 5 Aspecto del escritorio de aplicaciones del entorno de Pruebas y Formación

En los siguientes enlaces puede ver videos que ilustran el acceso a los distintos entornos de trabajo:

Acceso al entorno habitual de producción (vídeo tutorial) 

Acceso al entorno de PRUEBAS Y FORMACION (vídeo tutorial) 

Acceso al entorno de PREPRODUCCION (vídeo tutorial) 

3.3       Firma de la declaración de conformidad con las condiciones de uso 

La primera vez que el usuario entra en la aplicación se le solicitará la firma electrónica del documento de condiciones de uso del sistema. Inicialmente esta firma se realizaba mediante la aplicación AUTOFIRMA, pero a partir de la versión 1.14 de CoFFEE (en producción en junio 2022) se realiza la firma mediante el mecanismo de la firma no criptográfica, regulada por la Resolución de 23 de febrero de 2022, de la Secretaría General de Administración Digital, por la que se establecen las condiciones de uso de firma electrónica no criptográfica vinculada a «AutenticA», , en la que se solicita al usuario que realice una identificación adiciona que se utilizará para firmar.   

Para ello, aparecerá una ventana emergente con un mensaje indicando que se va a redirigir a la plataforma de firma para firmar el documento de Condiciones de uso, y que  durante el proceso de firma se le requerirá identificarse y posiblemente tras firmar será necesario identificarse nuevamente para acceder al sistema.

Al pulsar en "Continuar" en esta ventana, se muestra el documento con las condiciones de uso de CoFFEE; en esta pantalla es necesario marcar la opción “Declaro que son ciertos los datos a firmar y confirmo mi voluntad de firmar” y a continuación pulsar el botón “Firmar”. Al pulsar firmar, se realiza una firma no criptográfica basada en la identificación. 
En el caso de usuarios que accedan desde internet, se mostrará adicionalmente la pantalla de identificación ("Acceso a los sistemas de información"). Si el usuario ha firmado con certificado, éste se quedará en la caché del navegador y en la mayoría de los casos bastará con pulsar en "Acceso con Certificado electrónico", es decir, no será necesario introducir de nuevo la contraseña del certificado.

En caso de que ocurra algún problema a la hora de firmar las condiciones de uso, se ha habilitado un sistema alternativo. Pueden descargarse y firmar electrónicamente el documento que se enlaza a continuación, y remitirlo al Centro de Atención de Usuarios, que lo incorporará al sistema y permitirá el acceso al sistema CoFFEE:

• CONFORMIDAD_NORMAS_USO_CoFFEE- MRR (pdf)

Si en la vida del sistema éstas condiciones cambian, se podrá volver a solicitar la firma de dichas condiciones de uso.

Una vez realizada la firma electrónica correctamente, la aplicación CoFFEE se abrirá en la pantalla de inicio. No se podrá acceder al sistema hasta que no se haga esta firma. 

3.4       Página principal de la aplicación

Ilustración 8 Página de inicio de la aplicación COFFEE en que se muestran los distintos módulos del sistema

En la página de inicio de la aplicación CoFFEE, dependiendo de los permisos que tenga el usuario, se les mostrará unos módulos u otros. Lo normal es que los módulos mostrados a los usuarios de las entidades ejecutoras del plan sean los siguientes:

• Plan de Recuperación (módulo para consulta del PRTR)
• Planificación y gestión (módulo de definición de proyectos, subproyectos y actuaciones)
• Seguimiento del Plan (módulo para reportar ejecución de la evolución del plan, temporalmente deshabilitado, se habilitará la 2º quincena de febrero)
• Seguridad (este módulo aparecerá sólo para aquellos usuarios administradores que tienen permisos para gestionar y asignar permisos a otros usuarios)

Pulsando en cualquiera de las cajas de cada uno de estos módulos accederemos a dicha sección.  Para volverá esta página de inicio una vez hemos entrado en el módulo, bastará con pulsar sobre la palabra CoFFEE de la cabecera, a la derecha del escudo.

4        Módulo “Plan de recuperación”

De manera informativa, la aplicación Coffee-MRR tiene un módulo de visualización para consultar el contenido del PRTR.

La información mostrada en este módulo coincide con el PRTR aprobado, de acuerdo con las Disposiciones Operativas del Plan de Recuperación acordadas por el Gobierno de España y la Comisión Europea (OA, Operational agreement) y con la propuesta de Decisión de Ejecución del Consejo relativa a la aprobación de la evaluación del plan de recuperación y resiliencia de España (CID, Council Implementing Decission), que pueden consultarse en esta dirección junto a otra documentación del PRTR:

https://planderecuperacion.gob.es/documentos-y-enlaces

Desde la pantalla principal de Coffee-MRR, en el módulo de Plan de recuperación podemos seleccionar: “Políticas palanca”, “Componentes” y “Medidas”:

Si seleccionamos Políticas palanca, nos saldrá una mera lista informativas de las 10 políticas palancas definidas en el Plan.

Si queremos explorar los componentes definidos en el Plan firmado, pulsaremos sobre el botón “Componentes” del Panel izquierdo:

Finalmente, si queremos explorar las medidas, pulsaremos el botón “Medidas”:

Para facilitar la localización de medidas, existe un buscador, en la parte superior a la derecha del Panel izquierdo, y que nos facilita su búsqueda. No es un buscador completo, quiere esto decir que al teclear una palabra, por ejemplo “C01”, nos muestra todas las medidas cuyo código empiece por C01...y así sucesivamente.

Por ejemplo, si buscamos por “C11.I05”, nos aparecerá la medida en concreto:

Si pulsamos sobre la medida, nos aparecerán los datos generales de la medida, los aspectos de financiación (costes estimados anuales de la medida), los objetivos climáticos y digitales (con sus submedidas, si las hubiera) y los hitos y objetivos (CID y OA) asociados a la medida. Pulsando en cualquiera de estas opciones navegaríamos por la información correspondiente hasta llegar a ver la información de detalle. Así, por ejemplo, pulsando en el último enlace, nos mostrará todos los hitos/objetivos de la medida:

Si pulsamos sobre un hito u objetivo concreto, podremos ver su detalle:

5  Módulo “Planificación y Gestión”

Mediante este módulo se definen los Proyectos, Subproyectos y Líneas de acción del PRTR.

La Comisión Europea ha fijado una estructura común para todos los PRTRs, con tres elementos: Componentes, Medidas e Hitos y Objetivos (estos últimos pueden ser CID u OA).  La metodología del PRTR español amplía esta estructura desglosando las medidas en proyectos, que a su vez pueden desglosarse en subproyectos. Finalmente, se añaden actuaciones a aquellos proyectos y subproyectos en que es necesario incorporar instrumentos jurídicos en los que se movilizan fondos. Todas estas estructuras se asocian a hitos y objetivos de gestión.

 A continuación, se presentan unas ideas globales que pueden servir de guía para identificar los proyectos, subproyectos y actuaciones: 

• El Órgano responsable de Medida ha de ser el titular de un órgano del Ministerio al que corresponden las funciones de Entidad decisora. Habitualmente será el titular de una Secretaría de Estado, una Secretaría General, una Dirección General u otro órgano con rango equivalente. 
• En el ámbito de los departamentos ministeriales y de las entidades de la AGE, el Órgano gestor de un Proyecto o de un Subproyecto será el titular de la unidad que tiene asignado el presupuesto; esto es, el titular de una Dirección General u otro órgano con rango equivalente. 
• En el ámbito de Comunidades Autónomas, el titular del órgano que desempeñe funciones análogas a las de Subsecretario en la correspondiente Consejería o equivalente será el Órgano gestor de Subproyecto. 
• En el caso de las Entidades Locales y resto de participantes, el Secretario o cargo que desempeñe funciones análogas será el Órgano gestor de Subproyecto. 
• Un proyecto es un conjunto de acciones, recursos y medios bajo la dirección de un único responsable, que se crea para conseguir, en un plazo determinado de tiempo, la finalidad o resultados para los que se han definido las medidas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. 
• Es importante evitar establecer un excesivo número de proyectos, procurando identificar únicamente los imprescindibles para cumplir cada medida. 
• Con carácter general, cada hito u objetivo de la Decisión de Ejecución del Consejo (CID) debería ir asociado a un único proyecto, siendo excepcionales los hitos y objetivos CID con más de un proyecto asociado. Una posible excepción a esta regla general es que, para la consecución de un hito u objetivo CID, vayan a intervenir dos o más órganos gestores con dotación presupuestaria propia, en cuyo caso la entidad decisora podría determinar la conveniencia de establecer más de un proyecto para un mismo hito u objetivo CID. 
• En los casos en los que los Componentes describen acciones concretas que no tienen reflejo en ningún hito u objetivo CID concreto, también es necesario definir proyectos. Estos proyectos, al no tener hitos u objetivos CID asociados, serán lo más amplios posible para abarcar el máximo espectro de acciones contenidas en el Plan que no tengan reflejo en la Decisión de Ejecución del Consejo, de forma que todas esas acciones estén contenidas en proyectos. 

En el caso de reformas: 

• Cada norma que deba aprobarse constituye un proyecto. 
• Lo anterior también es aplicable en el caso de otro tipo de instrumentos (Acuerdos de Consejo de Ministros, Estrategias, Planes de Acción, etc.) 
• Los proyectos de reformas normativas se asignan a un único Ministerio (el que lidere la reforma), incluso en los casos en los que la norma tenga coproponentes u otros Ministerios con papel destacado en la tramitación. 

 Nota: estos criterios no aplican en caso normas u otro tipo de instrumentos incluidos en inversiones o reformas con coste asociado, a los que es de aplicación el punto siguiente. 

• En el caso de inversiones o reformas con coste asociado: el principal criterio para determinar los proyectos es el número de órganos gestores implicados: cuando todas las acciones previstas en la inversión vayan a realizarse desde un único órgano gestor con dotación presupuestaria propia, existirá un único proyecto. Por el contrario, si en la ejecución de la inversión van a participar distintos órganos con dotación presupuestaria propia, habrá tantos proyectos como órganos gestores. 

• Cada transferencia de recursos económicos constituye una actuación, en la que se debe señalar el instrumento con el que se lleva a cabo esa transferencia (subvenciones, contratos, convenios, conferencias sectoriales, etc.). La actuación tendrá en cada caso los hitos y objetivos de gestión que correspondan. 
• En el caso de que el proyecto incluya varios instrumentos distintos de transferencia de recursos económicos, cada uno de ellos tendrá una actuación propia. 

• Los subproyectos se abren cuando una parte del proyecto es realizada por una entidad ejecutora distinta del Ministerio responsable, como por ejemplo una Comunidad Autónoma u otro Ministerio. 

5.1 Estructura de proyectos, subproyectos y actuaciones precargada en CoFFEE

En el último trimestre de 2021 se lanzó un procedimiento extraordinario mediante el cual se solicitaron a las subsecretarías de los ministerios unos listados que tenían por objeto precargar en CoFFEE la estructura principal de definición de proyectos, subproyectos y actuaciones. Para ello, se solicitó la siguiente información:

• Relación de usuarios autorizados, y sus roles, para componentes, medidas, proyectos y subproyectos. Desde la Secretaría General de Fondos Europeos se ha contactado con todos los usuarios comunicados, y se les ha invitado a registrarse en el sistema como usuarios de CoFFEE.
• Estructura de proyectos, subproyectos y actuaciones (sólo se solicitaba la identificación y descripción corta de estas estructuras).
• Identificación de actuaciones de transferencias de recursos económicos entre administraciones públicas.
• Identificación de actuaciones con contrataciones, incluyendo la identificación de los contratos y de las empresas adjudicatarias.
• Identificación de actuaciones con subvenciones, incluyendo la identificación de las convocatorias, así como los datos de los perceptores de subvenciones.

Toda esta información se ha importado en CoFFEE, de manera que se ha creado una estructura inicial, con más de 300 proyectos definidos, a la que pueden acceder más de 2.000 usuarios diferentes, que en su mayor parte es personal de los ministerios y de organismos AGE.

Esta estructura inicial deberá ir completándose de manera progresiva, siguiendo los pasos siguientes: 

• Asegurarse de tener un proyecto cargado en CoFFEE y un conjunto de usuarios asociados: Los departamentos ministeriales y entidades AGE que deben ejecutar proyectos tienen que coordinarse con la entidad decisora responsable de la medida para ver los proyectos que tienen que definir:
  1. En algunos casos, estos proyectos ya han sido dados de alta en el proceso extraordinario de carga del último trimestre de 2021, y en la mayor parte de los casos estos usuarios ya se han registrado en el sistema y pueden comenzar a editar la definición de los proyectos.
  2. En otros casos, en la comunicación inicial de proyectos que han realizado los departamentos ministeriales, por cualquier razón, no se ha comunicado ni el proyecto ni sus usuarios. En estos casos, el responsable de la medida (o un usuario “responsable delegado”, si lo hubiera), debe contactar con la entidad ejecutora del proyecto para coordinar con él la organización del proyecto, con objeto de realizar las siguientes acciones:
     1. Identificar a la persona que va a tener el rol de responsable del proyecto (titular del órgano gestor). Esta persona deberá tener un usuario registrado en el sistema CoFFEE. Si aún no lo tiene, éste se podrá crear de dos maneras:
        • Rellenar y enviar un formulario de gestión de usuarios en el que se designen los usuarios necesarios para gestionar el proyecto. Si el responsable del proyecto lo desea, puede delegar parte de sus funciones en otros usuarios asignándoles el rol de administrador o responsable delegado.
        • Preautorizar al usuario responsable del proyecto, así como a los usuarios administradores y responsables delegados, si fuera el caso, directamente en la propia aplicación CoFFEE, en el módulo de Seguridad, opción de preautorizaciones.
     2. Dar de alta el proyecto, con la opción de Nuevo proyecto, rellenando la pantalla de los datos generales, e identificando al usuario que va a encargarse de la gestión de usuarios del proyecto (normalmente será el responsable (titular del órgano gestor), excepto si éste ha delegado sus funciones de administración de usuarios en un administrador o responsable delegado. Es importante destacar que no podremos dar de alta un proyecto hasta que no le asociemos un usuario existente en CoFFEE.

• Edición de la definición de detalle del proyecto: Una vez se dispone del proyecto creado en CoFFEE y una vez se han identificado y registrado sus usuarios, los usuarios del proyecto con rol de “Edición” pueden definir el detalle del proyecto en CoFFEE.
• Ciclo de co-validación y co-revisión de proyectos: Por cada proyecto definido, es necesario pasar el ciclo de validación, remitiendo el proyecto a validación del responsable de medida. Una vez el proyecto ha sido correctamente validado, el responsable de medida lo pasa a revisión de la Secretaría General de Fondos Europeo. Si la revisión es positiva, a partir de ese momento ya se pueden crear elementos dependientes (subproyectos y actuaciones).
• Definición de detalle de los subproyectos en CoFFEE (AGE, CCAA y EELL): Cuando en la ejecución de un proyecto interviene más de una Entidad ejecutora, se deben definir subproyectos que pueden integrarse en un Proyecto o incluso en otro Subproyecto. Las entidades AGE, CCAA y EELL que deban ejecutar proyectos tienen que coordinarse con los órganos gestores de los proyectos en que se integren para ver los detalles de los subproyectos que tienen que definir:
  1. En algunos casos, estos subproyectos ya han sido dados de alta en el proceso extraordinario de carga del último trimestre de 2021, si bien en esa carga inicial generalmente sólo se comunicaron usuarios de organismos AGE. Si los usuarios del subproyecto ya se han registrado en el sistema, pueden comenzar a editar la definición de los subproyectos.
  2. En otros casos, en la comunicación inicial de subproyectos que han realizado los departamentos ministeriales, por cualquier razón, no se ha comunicado ni el subproyecto ni sus usuarios. En estos casos, habrá que realizar las siguientes acciones:
     1. El responsable del proyecto debe contactar con la entidad ejecutora del proyecto para coordinar con él la organización del proyecto, con objeto de realizar las siguientes acciones:
        • Identificar a la persona que va a tener el rol de responsable del subproyecto (titular del órgano gestor). Esta persona deberá tener un usuario registrado en el sistema CoFFEE. Si aún no lo tiene, éste se podrá crear de dos maneras:
          • Rellenar y enviar un formulario de gestión de usuarios en el que se designen los usuarios necesarios para gestionar el subproyecto. Si el responsable del subproyecto lo desea, puede delegar parte de sus funciones en otros usuarios asignándoles el rol de administrador o responsable delegado.
          • Preautorizar al usuario responsable del subproyecto, así como a los usuarios administradores y responsables delegados, si fuera el caso, directamente en la propia aplicación CoFFEE, en el módulo de Seguridad, opción de preautorizaciones.
        • Dar de alta el subproyecto, con la opción de Nuevo subproyecto, seleccionando el proyecto padre y rellenando la pantalla de los datos generales, e identificando al usuario que va a encargarse de la gestión de usuarios del subproyecto (normalmente será el responsable (titular del órgano gestor), excepto si éste ha delegado sus funciones de administración de usuarios en un administrador o responsable delegado. Es importante destacar que no podremos dar de alta un subproyecto hasta que no le asociemos un usuario existente en CoFFEE.
        • Edición de la definición de detalle del subproyecto: Una vez creado el proyecto por el responsable del proyecto y una vez se han identificado y registrado sus usuarios, los usuarios del subproyecto pueden definir el detalle del subproyecto en CoFFEE.

• Ciclo de co-validación y co-revisión de subproyectos: Por cada subproyecto definido, es necesario pasar el ciclo de validación, remitiendo el subproyecto a validación del Órgano gestor de la Entidad ejecutora del Proyecto, y en su caso, del Subproyecto en el que se integran. La fase de revisión la realizará el Órgano gestor de la Entidad ejecutora del Proyecto en el que se integra. Si la revisión es positiva, a partir de ese momento ya se pueden crear elementos dependientes (otros subproyectos anidados y actuaciones).
• Etapa de planificación: Una vez estén definidos los proyectos y subproyectos, terminará la fase de definición y comenzará la fase de planificación. En esta etapa de planificación los órganos gestores descompondrán los proyectos y subproyectos en Actuaciones.
  1. En general, todo Proyecto o Subproyecto tiene al menos una Actuación.
  2. Excepcionalmente, para Proyectos o Subproyectos de reducido alcance y poca complejidad, siempre que no comporten la ejecución de gasto, se podrá prescindir de la descomposición en Actuaciones.
  3. En aquellos casos en que se vaya a tramitar un instrumento jurídico con el que se transfieran recursos económicos, se requiere que se defina una Actuación para su seguimiento y gestión.

5.2       Definición de proyectos

La definición de proyectos es un proceso compartido entre la entidad decisora (usuarios definidos a nivel de MEDIDA) y el equipo gestor del proyecto (usuarios definidos a nivel de PROYECTO). En este proceso se identifican:

• Alcance del proyecto: Objetivos a alcanzar para contribuir a los objetivos de la Medida. 
• Recursos Económicos para lograrlo
• Límites temporales para conseguirlo
• Usuarios asignados: Responsables, Editores y Consultores.
• Entidades asignadas: Entidad Decisora, Entidad Ejecutora y Órgano Gestor.

En el diagrama siguiente se muestran los roles asociados a los usuarios que crean un proyecto y los que los editan, distinguiendo la información a cumplimentar en cada caso.

Para acceder al módulo de gestión de proyectos se debe entrar en el módulo de planificación y gestión.

5.2.1      Pantalla inicial con el listado de proyectos definidos

A continuación, pulsamos la opción proyectos. Aparecerá una pantalla con el listado de todos los proyectos para los que su usuario posee algún permiso, ya sea de consulta o de edición. En esta pantalla podemos realizar tres acciones diferentes:

• Crear un nuevo proyecto (pulsando el botón “Nuevo proyecto”). Para que aparezca este botón debemos tener un rol de “Responsable”, "Responsable autorizado" o "Editor" en alguna medida, ya que sólo se permite crear proyectos dependientes de una medida a aquellos usuarios que poseen estos roles respecto a la medida
• Editar o consultar un proyecto existente (pulsando sobre el nombre de un proyecto). Si tenemos rol de “Consultor”, podremos hojear el contenido de la medida pero no podremos guardar cambios. Se necesita un rol de “Editor” o “Responsable” para poder editar y guardar el contenido de un proyecto, que, además, debe estar en estado “En borrador” para poder cambiarlo.
• Gestionar el ciclo de definición (validación y revisión) del proyecto, cambiando su estado mediante el icono del lápiz en la columna “Acciones”.

Los proyectos se identifican mediante un localizador, que inicialmente está en blanco, y que se obtiene una vez el proyecto ha terminado su ciclo de definición. En esta fase de definición el proyecto se identifica con un código preliminar, además de por su nombre (campo denominación del listado).  En esta lista también se muestra la medida en la que se ubica el proyecto, así como el estado de definición en que se encuentra este proyecto.

5.2.2      Creación de un proyecto: Nuevo proyecto

Si tenemos un rol de “Responsable”, "Responsable autorizado" o "Editor"  de medida, nos aparecerá el botón “Nuevo proyecto” en la parte superior derecha, que nos permitirá acceder a la pantalla de definición de los “Datos generales” del Proyecto, tal y como se muestra en la imagen adjunta.

5.2.2.1       Definición de los datos generales de un proyecto

Los campos obligatorios en la creación del proyecto son aquellos marcados con un asterisco rojo:

• El nombre del proyecto (denominación).
• La Medida en la que está adscrito.
• La entidad decisora. En función de la medida asignada, la entidad decisora se asigna automáticamente al entrar en este campo. En caso de ser una medida compartida entre varios ministerios, habrá que seleccionar el ministerio concreto que se va a hacer cargo de este proyecto.

Además se podrán rellenar los siguientes campos:

• Fecha inicio y Fecha fin (se contrastan con las fechas de la medida.
• Descripción.
• Descripción corta.
• Observaciones
• Entidad Ejecutora.
• Órgano gestor.

A continuación se procede a describir brevemente el contenido de los campos de los datos generales de definición de un proyecto:

Nombre del proyecto: El nombre provisional que se le da al proyecto

Medida: La medida a la que está adscrita el proyecto. Aparecerá un desplegable en el que sólo se incluyen aquellas medidas para las que el usuario tenga un rol de “responsable” que le permita dar de alta nuevos proyectos.

Fechas de inicio y fin. Fechas durante las que tiene vigencia el proyecto.  Se debe cumplir que ambas fechas estén comprendidas en el periodo de vigencia de la medida y que la fecha de inicio sea menor que la fecha de fin.

Descripción. Debe ser la descripción del proyecto, lo más detallada posible.

Descripción corta. Esta descripción resumida se usará en la elaboración de informes, cuadros de mando, etc.…

Observaciones. Se podrá añadir cualquier dato adicional del que se quiera dejar constancia. Dado que los responsables de medida son las personas que crean y diseñan la arquitectura de los proyectos, en este campo pueden dejar instrucciones para que el responsable del proyecto termine la definición del proyecto.

Entidad Decisora. Si se pulsa en el botón buscar, aparecerá una ventana emergente con un desplegable en el que aparece la lista de Ministerios,  en la que se deberá seleccionar el código DIR3 correspondiente al Ministerio que va a tener el rol de entidad decisora del proyecto a crear.

Entidad Ejecutora. Se deberá seleccionar el código DIR3 correspondiente a dicha entidad.

Órgano gestor. Se deberá seleccionar el código DIR3 correspondiente a dicho órgano.

Para seleccionar el código DIR3 en la entidad ejecutora y en el órgano gestor, si pulsamos en el botón buscar aparece una ventana emergente donde se puede asignar el código DIR3 correspondiente de la entidad que buscamos.

Para ello podemos hacer uso de la paginación, pero como existe un número muy elevado de entidades cargadas en el sistema , se permite al usuario agregar unos filtros de selección para que la búsqueda sea más sencilla.

Para usar los filtros se puede seleccionar el nivel de Administración Pública en el combo superior de la ventana, el cual nos permitirá restringir a uno de los siguientes valores

• Administración del Estado
• Administración de CCAA
• Administración local
• Universidades
• Otras administraciones.

También se pueden usar el resto de filtros: Código DIR3, Nombre DIR3, NIF DIR3 para restringir aún más la búsqueda.

Código DIR3: Se debe introducir el código entero, el buscador no permite utilizar un código parcial.

Nombre DIR3: Se podrá introducir un texto (parcial o completo) de la descripción correspondiente a la entidad asociada al DIR3.

 NIF DIR3: Se debe introducir el código entero; el buscador no permite utilizar un código parcial.

Si por ejemplo estamos buscando " El instituto de la vivienda de Madrid (IVIMA)" con un código DIR3 valor correspondiente a A13003081 no podríamos poner "A13" o bien "A13*" en la caja correspondiente al código, sino que deberemos dejarlo vacío o bien añadir el código completo " A13003081".  Por otro lado, si queremos restringir mediante el texto de búsqueda podríamos poner "Madrid", "vivienda de Madrid" o "IVIMA" pero no podríamos usar un texto similar a "Madrid IVIMA". El filtro no distingue entre mayúsculas y minúsculas por lo que se podría utilizar indistintamente "Madrid", "madrid" o bien "mAdriD".

Una vez se han seleccionado todos los criterios de filtrado, solamente queda pulsar el botón de buscar y en la parte inferior de la pantalla aparecerán todos los DIR3 que cumplan los criterios de filtro solicitados. Sólo quedaría pinchar en la entidad deseada y cerrar la ventana emergente.

Para realizar el correcto guardado del alta de proyecto se han de comprobar previamente que se tiene rellenos los campos obligatorios (Nombre del proyecto , Medida y usuario administrador del proyecto). Además, si se han rellenado los valores de las fechas de inicio y fin de proyecto también se debe comprobar que está fechas sean coherentes respecto de la medida a la que pertenece.

Una vez comprobado esto se debe pulsa el botón “guardar” ubicado en la parte superior derecha del formulario. Si todo va bien, aparecerá un mensaje diciendo que el proyecto se ha guardado correctamente, y una advertencia indicando que las validaciones del proyecto se realizarán cuando se termine la definición y se pase a validación del responsable de la medida.

5.2.3      Editar un proyecto existente

Esta función pueden hacerla tanto los usuarios responsables como los editores. Para poder editar un previamente cargado debemos entrar en la opción proyecto, dentro del módulo de planificación y gestión.

En la parte inferior de la pantalla inicial con la lista de proyectos cargados de los que se puede realizar la edición, indicado el código provisional, la medida a la que pertenece y el estado en el que se encuentra.

En la parte superior izquierda tenemos la opción de utilizar un filtro de selección para restringir la visibilidad a los proyectos que cumplen dicho filtro.

Para entrar en un proyecto solo tenemos que pinchar en dicho filtro y se aparecerá un formulario similar al formulario de creación de proyecto, pero con los datos cargados, en los que los campos de Medida y usuario administrador del proyecto y Estado se encuentran bloqueados y no se pueden modificar.

Los campos que se pueden modificar son:

• Fecha inicio y Fecha fin.
• Descripción.
• Descripción corta.
• Observaciones
• Entidad Ejecutora.
• Órgano gestor.

La forma de modificar y guardar estos campos es similar a la descrita en el epígrafe  anterior (5.2.2.1 Definición de los datos generales de un proyecto)

Al editar los datos generales de un proyecto existente, la pantalla se divide en dos; en la parte izquierda aparece un submenú que permite seguir introduciendo más información de detalle de la definición del proyecto, agrupadas en distintos formularios que se exponen a continuación.

5.2.4      Edición de detalle de un proyecto: Submedidas asociadas

Se entiende por etiquetado el reconocimiento del peso relativo de los recursos previstos para la transición ecológica y digital, que se concreta a nivel agregado respectivamente en el 39,7% y el 28,2% de la dotación total del PRTR.

En cuanto a los conceptos a computar, el Reglamento del MRR incluye una lista de Campos de Intervención a los que pueden asignarse, en todo o en parte, las dotaciones financieras de las medidas del Plan, tanto para el etiquetado ecológico como digital, que puede ser en ambos casos del 0%, 40% o 100%.

 Para las Medidas con más de un Campo de Intervención asignado, en el PRTR se establecen Submedidas, de forma que la contribución climática, medioambiental o digital se calcula a nivel de Submedida.  En la definición de los Proyectos que se integran en estas Medidas, en esta pantalla se muestra un botón, “Añadir submedida” que permite asignar al proyecto la/s Submedida/s correspondiente/s. Si la medida no tiene submedidas, no aparece ese botón.

En caso de que al Proyecto se le asigne una única Submedida, sus Actuaciones y Subproyectos heredarán la citada Submedida. Para Proyectos con más de una Submedida asignada, en la planificación del Proyecto se determinará la Submedida que le corresponde a cada Actuación y en la definición de sus Subproyectos se les asignará la/s Submedida/s correspondiente/s.

5.2.5      Edición de detalle de un proyecto: Objetivos climáticos y digitales

Para aquellas medidas que no tienen submedidas, se fijan automáticamente los objetivos climáticos y digitales asociados a la medida, si existieran.

Igualmente, si hay submedidas, en esta pantalla se pueden consultar los objetivos climáticos y digitales correspondientes a las submedidas añadidas al proyecto.

5.2.6      Edición de detalle de un proyecto: Recursos económicos

En la pantalla de recursos económicos se pueden consignar los costes estimados del proyecto y su presupuesto estimado (a partir de 2022). Más adelante se podrá consignar también el presupuesto aprobado (por ahora estos campos están bloqueados)

5.2.7      Edición de detalle de un proyecto: Hitos/Objetivos de gestión críticos

En esta pantalla se pueden incorporar los hitos y objetivos de gestión críticos (hitos CID), seleccionándolos de un desplegable entre los asociados a la medida en que se ubica el proyecto.

Para añadir hitos y objetivos, es necesario seleccionar el botón “Nuevo H/O gestión crítico”

Al añadir un Hito/Objetivo seleccionándolo del desplegable de Hitos/Objetivos asociados a la medida, automáticamente se recupera el número, nombre y descripción del hito, así como su mecanismo de verificación. EL nombre y la descripción pueden modificarse.

Es necesario cumplimentar la fecha de cumplimiento del hito, y pulsar en el botón Guardar.

Una vez se ha guardado el Hito/Objetivo, éste aparecerá en la pantalla con la lista de Hitos/Objetivos. Al seleccionarlo de nuevo, aparecerá una nueva pantalla en la que la parte de la izquierda aparece un nuevo submenú, en el que aparece la sección “Indicadores” 

Al pulsar sobre el submenú Indicadores podremos modificar el valor meta que queremos asociar al Hito/objetivo para nuestro proyecto (por defecto aparece el valor meta del hito/objetivo). Para ello, pulsar sobre el lápiz que aparece en la columna Acciones. A continuación, fijar el valor meta que se desea y pulsar en Guardar para terminar la definición del Hito/Objetivo.

5.2.8      Edición de detalle de un proyecto: Hitos/Objetivos de gestión no críticos

Esta pantalla funciona exactamente igual que la de los Hitos/objetivos de gestión críticos, sólo que en este caso se incluyen hitos OA de monitorización en vez de coger hitos CID. 

5.2.9      Borrar un proyecto existente

Es posible poder borrar un proyecto existente, por ejemplo por una equivocación, siempre y cuando el proyecto a borrar esté en el estado “en borrador” y tengamos permisos de “editor”, “responsable” o “responsable delegado” del proyecto.

Para ello, entramos a editar el proyecto, y, en la pantalla de “Datos generales” nos aparecerá un botón “Borrar”. Pulsando ese botón, nos pedirá una confirmación, y, si se responde afirmativamente, se eliminará el proyecto.

5.2.10   Validación y revisión de proyectos (co-validación y co-revisión)

Cuando se crean los proyectos inicialmente están en una fase "En borrador", en la que se va consignando la información. Pinchando sobre el nombre del proyecto se pueden editar los datos que definen el proyecto, que se muestran agrupados por pantallas (datos generales, objetivos climáticos y digitales, recursos económicos, definición de los hitos y objetivos asociados).

Una vez está el proyecto definido por completo, mediante el icono del lápiz en la columna Acciones, el usuario con el 'rol' de responsable del proyecto podrá pasarlo al estado "En validación" para que lo valide el responsable de la medida donde se ubica el proyecto. Si el responsable de la medida opina que el proyecto no está correctamente definido, lo volverá a pasar al estado "En borrador" para que se revise la definición.

Si por el contrario, el responsable de la medida opina que es correcto lo pasará al estado "En revisión" para que el proyecto sea revisado por la Secretaría General de Fondos Europeos.

Si la revisión de la Secretaría General de Fondos Europeos es positiva, entonces el proyecto pasará al estado "Revisado", completando el ciclo completo de definición. Se le asignará un localizador definitivo y ya se podrán crear actuaciones y subproyectos dependientes. Hasta que un proyecto no ha pasado este ciclo completo de definición (validación por el responsable de la medida y revisión por la Secretaría General de Fondos Europeos), no se podrán crear elementos dependientes. Una vez tengamos un proyecto revisado, ya podremos definir actuaciones y subproyectos dependientes (antes no es posible).

Si la Secretaría General de Fondos Europeos decide que es necesario modificar el proyecto antes de poder aceptarlo, ésta lo pasaría de nuevo al estado "En borrador" y se avisaría al  "responsable" del proyecto que no ha superado la revisión.  

Ilustración 9 Ciclo de co-validación de proyectos

Los proyectos en estado “Revisado” en principio ya no serían modificables. No obstante, se ha habilitado un procedimiento especial mediante al cual los responsables de proyectos revisados pueden solicitar a la Secretaría General de Fondos Europeos que active el "Modo edición" de un proyecto ya revisado (botón "Enviar a edición", disponible sólo para el personal de la Secretaría General de Fondos Europeos). Para ello, un gestor de la Secretaría General de Fondos Europeos activaría este modo edición, y a partir de ese momento los editores del proyecto podrían realizar una serie de modificaciones. Una vez estén hechos los cambios, el editor puede volver a cerrar el proyecto mediante el botón "Pasar a modo lectura".

Los cambios permitidos en este modo edición dependen del grado de desarrollo del proyecto a la hora de pasarlo al modo edición.

En caso de que el proyecto tenga nodos hijos (subproyectos o actuaciones), se permitirá al usuario modificar los siguientes campos:

• Datos generales: Nombre del proyecto, Descripción, Descripción corta, Observaciones.
• Submedidas asociadas: Asociar una nueva (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en estado borrador). Se podrá eliminar una submedida siempre que no esté seleccionada en ninguno de los nodos hijos del proyecto: en este caso se debe capturar el error por clave foránea y mostrar por pantalla al usuario el siguiente error: "No se pueden borrar submedidas seleccionadas en nodos hijos del proyecto"
• Hitos/objetivos de gestión críticos: Crear nuevos H/O gestión críticos siempre que el indicador asociado al nuevo h/o no esté asociado a otro h/o del mismo proyecto. No se podrá editar ni eliminar un hito/objetivo existente.
• Hitos/objetivos de gestión no críticos: Crear nuevos H/O gestión críticos siempre que el indicador asociado al nuevo h/o no esté asociado a otro h/o del mismo proyecto. No se podrá editar ni eliminar un hito/objetivo existente.
• Hitos auxiliares: Crear nuevos H/O auxiliares (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en estado borrador), tanto de definición como de planificación. No se podrá editar ni eliminar un hito/objetivo existente.
• Progreso de indicadores: se puede reportar progreso de indicadores (ya se podía estando el proyecto en estado Revisado, sin estar en modo edición)
• Documentos anexos: se permite anexar nuevos documentos (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en borrador)

El usuario podrá editar los siguientes campos en caso de que el proyecto no tenga nodos hijos (proyectos o actuaciones):

• Datos generales: Fecha inicio, Fecha fin, Nombre del proyecto, Descripción, Descripción corta, Observaciones.
• Submedidas asociadas: Eliminar una submedida asociada y asociar una nueva (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en estado borrador)
• Objetivos climáticos y digitales: Se autocompletan según la selección de submedidas asociadas (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en estado borrador).
• Recursos económicos: Se puede modificar el presupuesto previsto y el aprobado.
• Hitos/objetivos de gestión críticos: Crear nuevos H/O gestión críticos siempre que el indicador asociado al nuevo h/o no esté asociado a otro h/o del mismo proyecto
• Hitos/objetivos de gestión no críticos: Crear nuevos H/O gestión no críticos siempre que el indicador asociado al nuevo h/o no esté asociado a otro h/o del mismo proyecto
  hitos auxiliares: borrar hitos auxiliares existentes, crear nuevos H/O auxiliares (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en estado borrador)
• Progreso de indicadores: se puede reportar progreso de indicadores (ya se podía estando el proyecto en estado Revisado, sin estar en modo edición)
• Documentos anexos: se permite anexar nuevos documentos (mismo comportamiento que cuando el proyecto está en borrador)

El proceso de enviar a edición y vuelta a solo-lectura podría repetirse n veces.

5.2.11   Obtener información sobre los usuarios de un proyecto

Para poder ver los usuarios asociados a un proyecto, y su perfil correspondiente, es necesario entrar en el proyecto, y seleccionar el menú "usuarios" de la parte izquierda. Al hacerlo, aparecerá una lista con todos los usuarios de COFFEE que tienen asignado algún permiso en este proyecto.

La lista mostrará los códigos de usuario asociados, su nombre e iniciales de los dos apellidos, así como el perfil con el que se ha definido a cada usuario. 

Una funcionalidad similar se ha definido también para los subproyectos.

5.3       Definición de subproyectos

La definición de subproyectos es un proceso compartido entre entre los gestores del PROYECTO (Usuarios definidos a nivel de PROYECTO) y el equipo gestor del SUBPROYECTO (usuarios definidos a nivel subproyecto). 
En este proceso se identifican:

• Alcance del subproyecto: Objetivos a alcanzar para contribuir a los objetivos de la Medida. 
• Recursos Económicos para lograrlo
• Límites temporales para conseguirlo
• Usuarios asignados: Responsables, Editores y Consultores.
• Entidades asignadas: Entidad Decisora, Entidad Ejecutora y Órgano Gestor.

En el diagrama siguiente se muestran los roles asociados a los usuarios que crean un subproyecto y los que los editan, distinguiendo la información a cumplimentar en cada caso.

El funcionamiento es prácticamente idéntico al indicado en la sección de la Definición de proyectos, con las siguiente diferencias:

• En la pantalla de datos generales es necesario fijar el proyecto padre, asi como también el subproyecto padre en caso de que sea un subproyecto anidado. Se hereda la asociación a la medida del proyecto padre.
• Las submedidas se podrán elegir de la submedidas del proyecto o subproyecto padre,
• Los hitos y objetivos ya no se pueden elegir entre todos los de la medida, sólo se pueden elegir entre los los que se han seleccionado en el proyecto o subproyecto padre.

5.3.1      Pantalla inicial con el listado de subproyectos definidos

Para acceder al módulo de gestión de subproyectos se debe entrar en el módulo de planificación y gestión de CoFFEE y pulsar en la opción “Subproyectos”.

Aparecerá una pantalla con el listado de todos los subproyectos para los que su usuario posee algún permiso, ya sea de consulta o de edición. En esta pantalla podemos realizar tres acciones diferentes:

• Crear un nuevo subproyecto (pulsando el botón “Nuevo subproyecto”). Para que aparezca este botón debemos tener un rol de “Responsable”, "Responsable autorizado" o "Editor" en algún proyecto o subproyecto que ya haya terminado su ciclo de validación y revisión (es decir, en estado “revisado”), ya que sólo se permite crear subproyectos dependientes de un proyecto o subproyecto a aquellos usuarios que poseen estos roles respecto al proyecto o subproyecto. 
• Editar o consultar un subproyecto existente (pulsando sobre el nombre de un subproyecto). Si tenemos rol de “Consultor”, podremos hojear el contenido de la medida pero no podremos guardar cambios. Se necesita un rol de “Editor”, "Responsable autorizado"  o “Responsable” para poder editar y guardar el contenido de un subproyecto, que, además, debe estar en estado “En borrador” para poder cambiarlo.
• Gestionar el ciclo de definición (validación y revisión) del subproyecto, cambiando su estado mediante el icono del lápiz en la columna “Acciones”.

Los subproyectos se identifican mediante un localizador, que inicialmente está en blanco, y que se obtiene una vez el subproyecto ha terminado su ciclo de definición. En esta fase de definición el subproyecto se identifica con un código preliminar, además de por su nombre (campo denominación del listado).  En esta lista también se muestra el proyecto en el que se ubica el subproyecto, así como el estado de definición en que se encuentra este proyecto.

5.3.2      Creación de un subproyecto: Nuevo subproyecto

Si tenemos un rol de “Responsable”, "Responsable autorizado" o "Editor" de un proyecto o subproyecto, , nos aparecerá el botón “Nuevo subproyecto” en la parte superior derecha, que nos permitirá acceder a la pantalla de definición de los “Datos generales” del Subproyecto, tal y como se muestra en la imagen adjunta.

5.3.2.1       Definición de los datos generales de un subproyecto

Los campos obligatorios en la creación del proyecto son aquellos marcados con un asterisco rojo:

• El proyecto en el que se ubica el subproyecto. Se puede seleccionar de un desplegable, en el que sólo aparecerán aquellos proyectos en estado “Revisado” que hayan terminado su ciclo de validación y revisión.
• El nombre del proyecto (denominación).

Además, se podrán rellenar los siguientes campos:

• El subproyecto padre en el que se ubica el subproyecto, en el caso de que sean subproyectos anidados. Se puede seleccionar de un desplegable, en el que sólo aparecerán aquellos subproyectos en estado “Revisado” que hayan terminado su ciclo de validación y revisión.
• Fecha inicio y Fecha fin (se contrastan con las fechas del proyecto/subproyecto padre)
• Descripción.
• Descripción corta.
• Entidad Ejecutora.
• Órgano gestor.

A continuación se procede a describir brevemente el contenido de algunos de estos campos.

Fechas de inicio y fin. Fechas durante las que tiene vigencia el subproyecto.  Se debe cumplir que ambas fechas estén comprendidas en el periodo de vigencia del proyecto os subproyecto padre y que la fecha de inicio sea menor que la fecha de fin.

Descripción. Debe ser la descripción del subproyecto, lo más detallada posible.

Descripción corta. Esta descripción resumida se usará en la elaboración de informes, cuadros de mando, etc.…

Observaciones. Se podrá añadir cualquier dato adicional del que se quiera dejar constancia. Dado que los responsables del proyecto o subproyecto padre son las personas que crean y diseñan la arquitectura de los subproyectos, en este campo pueden dejar instrucciones para que el responsable del subproyecto que se está creando termine la definición del subproyecto.

Entidad Ejecutora. Se deberá seleccionar el código DIR3 correspondiente a dicha entidad.

Órgano gestor. Se deberá seleccionar el código DIR3 correspondiente a dicho órgano.

Para seleccionar el código DIR3 en la entidad ejecutora y en el órgano gestor, si pulsamos en el botón buscar aparece una ventana emergente donde se puede asignar el código DIR3 correspondiente de la entidad que buscamos, de manera análoga a cómo se hace para la definición de proyectos en el apartado 5.2.2 Creación de un proyecto: Nuevo proyecto.

5.3.3      Editar un subproyecto existente

Para poder editar un previamente cargado debemos entrar en la opción subproyecto, dentro del módulo de planificación y gestión.

En la parte inferior de la pantalla inicial con la lista de subproyectos cargados de los que se puede realizar la edición, indicado el código provisional, el proyecto en que se ubica y el estado en el que se encuentra.

Para entrar en un subproyecto solo tenemos que pinchar en dicho filtro y se aparecerá un formulario similar al formulario de creación de subproyecto pero con los datos cargados, en los que los campos de Proyecto y Subproyecto padre, así como el del usuario administrador del proyecto y Estado se encuentran bloqueados y no se pueden modificar.

Los campos que se pueden modificar son:

• Fecha inicio y Fecha fin.
• Descripción.
• Descripción corta.
• Observaciones
• Entidad Ejecutora.
• Órgano gestor.

La forma de modificar y guardar estos campos es similar a la descrita en el epígrafe  anterior (5.2.2.1   Creación de un subproyecto: Nuevo subproyecto)

Al editar los datos generales de un proyecto existente, la pantalla se divide en dos; en la parte izquierda aparece un submenú que permite seguir introduciendo más información de detalle de la definición del proyecto, agrupadas en distintos formularios que se exponen a continuación.

5.3.4      Edición de detalle de un subproyecto:

La edición de detalle del resto de apartados (Submedidas asociadas, Objetivos climáticos y digitales, Recursos económicos, H/O de gestión críticos y no críticos) es prácticamente idéntica a la de los proyectos, tal y como se explica los apartados 5.2.4 a 5.2.8. El único cambio es que, a la hora de seleccionar submedidas, o Hitos y objetivos, en vez de mostrar todo el abanico de la medida se muestran únicamente las seleccionadas por su proyecto/subproyecto padre.

5.3.5      Validación y revisión de subproyectos (co-validación y co-revisión)

Cuando se crean los subproyectos inicialmente están en una fase "En borrador", en la que se va consignando la información. Pinchando sobre el nombre del subproyecto se pueden editar los datos que definen el subproyecto, que se muestran agrupados por pantallas (datos generales, objetivos climáticos y digitales, recursos económicos, definición de los hitos y objetivos asociados).

Una vez está el subproyecto definido por completo, mediante el icono del lápiz en la columna Acciones, el usuario responsable (o responsable delegado) del subproyecto podrá pasarlo al estado "En validación" para que lo valide el responsable del proyecto/subproyecto padre del subproyecto. Si el responsable del proyecto/subproyecto padre opina que el subproyecto no está correctamente definido, lo volverá a pasar al estado "En borrador" para que se revise la definición.

Si, por el contrario, el responsable del proyecto/subproyecto padre opina que es correcto lo pasará al estado "En revisión" para que el proyecto sea revisado por el responsable del proyecto en el que se ubica (Si el subproyecto que se ha definido se integra directamente en un proyecto, el responsable del proyecto realiza las dos acciones: la validación y la revisión).

Si la revisión del responsable del proyecto en el que se ubica es positiva, entonces el subproyecto pasará al estado "Revisado", completando el ciclo de definición. Se le asignará un localizador definitivo y ya se podrán crear actuaciones y subproyectos dependientes. Hasta que un subproyecto no ha pasado este ciclo completo de definición (validación por el responsable del proyecto/subproyecto padre y revisión por el responsable del proyecto en el que se ubica), no se podrán crear elementos dependientes.

Al pasar un proyecto a estado “Revisado” se valida que el coste estimado anualizado del resto de proyectos que cuelgan de la misma medida agregando los del proyecto que se está intentando pasar a Revisado no superen a los de la medida, y en caso afirmativo se muestra un error y no se deja pasar a “Revisado”.

Una vez tengamos un subproyecto revisado, ya podremos definir actuaciones y subproyectos anidados dependientes (antes no es posible).

Si la Secretaría General de Fondos Europeos decide que es necesario modificar el subproyecto antes de poder aceptarlo, ésta lo pasaría de nuevo al estado "En borrador" y se avisaría al  "responsable" del subproyecto que no ha superado la revisión.  

Ilustración 10 Ciclo de co-validación de subproyectos

Los  subproyectos en estado “Revisado” en principio ya no serían modificables. No obstante, se ha habilitado un procedimiento especial mediante al cual los responsables de subproyectos revisados pueden solicitar a la Secretaría General de Fondos Europeos que active el "Modo edición" de un subproyecto ya revisado. para cambiar parte de la información de definición del subproyecto. El funcionamiento es idéntico al explicado en la sección 5.2.10 Validación y revisión de proyectos (co-validación y co-revisión)

5.4       Planificación de actuaciones

Las Actuaciones son los elementos en que se descompone un Proyecto o de un Subproyecto para su gestión y seguimiento.

En la etapa de planificación el Órgano gestor descompondrá el Proyecto/Subproyecto en Actuaciones (primer nivel de descomposición):

• En general, todo Proyecto o Subproyecto tiene al menos una Actuación.
• Excepcionalmente, para Proyectos o Subproyectos de reducido alcance y poca complejidad, siempre que no comporten la ejecución de gasto, se podrá prescindir de la descomposición en Actuaciones.  

En cada proyecto o subproyecto se crean las actuaciones necesarias para ejecutar el proyecto (o subproyecto) por la Entidad Ejecutora. Se planifican:

• Fechas
• Costes
• Objetivos (e indicadores) a alcanzar.

Se caracterizan:

• Clase de actuación.
• Datos relevantes
• Instrumentos utilizados.

Las actuaciones tienen ámbito anual y se validan y revisan dentro de la planificación anual.

En relación a las actuaciones, podemos ver que en su gestión hay dos fases diferentes bien diferenciadas:

FASE DE PLANIFICACION (se planifica la anualidad siguiente):

• Al finalizar el primer semestre de un año se tienen que planificar todas las actuaciones del año siguiente: cómo se va a repartir el dinero, qué contratos, convenios, subvenciones, etc. se pretenden realizar.
• Para cada actuación se define el ámbito temporal (la fecha de inicio marcará la anualidad de planificación), los costes previstos, las partidas presupuestarias, el etiquetado verde y digital, así como los hitos y objetivos a los que contribuirán, consignando los valores base y valores meta de cada h/o.
• Cada proyecto o subproyecto puede tener varias actuaciones. Ejemplos típicos de actuaciones:
  • Actuación para incluir un hito de planificación (el hito de planificación hay que definirlo en el proyecto): por ejemplo, si en la anualidad próxima se va a celebrar una conferencia sectorial podemos crear un hito de planificación para celebrar esa conferencia sectorial antes de un trimestre determinado.
  • Actuación para planificar una convocatoria de subvención (pueden agruparse varias convocatorias de subvenciones con un mismo objetivo en una única actuación).
  • Actuación para planificar una contratación (pueden agruparse varios contratos con un mismo objetivo en una única actuación).
• Una vez tengamos la planificación definida, habrá que pasar el ciclo de co-validación y co-revisión de actuaciones (se pasa en bloque para todas las actuaciones de una anualidad) de manera que las actuaciones planificadas pasen a estado “revisado” y se pueda pasar a la fase de ejecución.

FASE DE EJECUCIÓN (se reporta la ejecución real):

• Una vez la planificación de las actuaciones ha sido revisada, podemos pasar a la fase de ejecución en la que:
  • Se introducen los instrumentos jurídicos concretos asociados a las actuaciones (subiendo la documentación y consignado los datos económicos finales, así como la identificación de las administraciones a las que se traspasan fondos, y la identififcació de contratostas, subcontratistas y beneficiarios de subvenciones).
  • Progreso de Indicadores (según se vayan ejecutando las actuaciones, se consigna el progreso de los indicadores asociados a los h/o de cada actuación y se reportan documentos con los Mecanismos de verificación de los h/o)
  • Ejecución contable presupuestaria de las actuaciones (ejecución real)

En el diagrama siguiente se muestra la información a cumplimentar a la hora de definir y editar las actuaciones de la planificación anual. 

En este esquema se muestra la dependencia de las actuaciones así como su posible descomposición en actividades y tareas.

5.4.1      Pantalla inicial de actuaciones

Accedemos a la gestión de actuaciones desde el menú principal de la aplicación, dentro de la sección “Planificación y gestión”, pulsando la opción Actuaciones:

Tras pulsar esta opción, veremos las actuaciones definidas y accesibles con nuestro perfil de usuario:

5.4.2      Creación de nueva actuación

Pueden crear actuaciones los usuarios que tenga un rol de "Responsable", "Responsable autorizado" o "Editor". A estos usuarios les aparecerá un botón "Nueva actuación". Al pulsar el botón “Nueva actuación” nos aparecerá una pantalla con los elementos que debemos rellenar para crearla:

• Botón de elección para indicar si la actuación corresponde a un proyecto o subproyecto. Al pulsar una de estas dos opciones, podremos ver el campo de proyecto o subproyecto correspondiente.
• Campo desplegable del proyecto o subproyecto al que corresponde la actuación

• Clase de actuación: se trata de otro campo de opciones desplegable donde elegimos el tipo de actuación concreta de que se trata:
  • No comporta gastos ni transfiere recursos económicos
  • Contrato
  • Subvención
  • Convenio
  • Conferencia Sectorial
  • Transferencia de créditos presupuestarios
  • Encargo a medio propio

• Campos Nombre, Descripción, Descripción corta y Observaciones: son campos de texto donde introduciremos obligatoriamente los dos primeros, y, opcionalmente, los tercero y cuarto.
• Fecha de Inicio y Fecha de Fin de la actuación: son campos desplegables, donde asignaremos el valor del trimestre inicial y final de la actuación. Es importante tener en cuenta que el inicio de una actuación no puede ser anterior al inicio del proyecto o subproyecto del que depende.

• Anualidad de planificación: se calcula automáticamente en función de la fecha de inicio anteriormente indicada.
• Estado: inicialmente, siempre en “Borrador”

Una vez rellenados todos los campos, pulsamos el botón “Guardar” en la parte superior. Si todos los campos están correctamente rellenados y no hay ningún error, nos saldrá un mensaje indicando que la actuación se ha creado correctamente y se le ha asignado un código provisional.

5.4.3      Edición de una actuación existente

Podremos editar la actuación para modificar o completar la información, desde la pantalla de Actuaciones. Si tenemos varias, podemos buscar la que deseamos escribiendo una o varias palabras en el cuadro de búsqueda y después pulsando en el código provisional de la actuación.

Tras pulsar accederemos a la actuación, donde podremos ver que tiene varias secciones a la izquierda de la pantalla:

• Datos generales: ya descritos anteriormente
• Submedidas asociadas y Etiquetado verde y etiquetado digital: para aquellos Proyectos/Subproyectos con más de una Submedida, se asignará la Submedida correspondiente a cada Actuación que transfiera recursos económicos.

Con las Submedidas asignadas a nivel Actuación el cálculo de los importes planificados, previstos y reales de la contribución climática, medioambiental o digital de los Subproyectos y las Actuaciones es automático

• Recursos económicos: en el caso de Actuaciones que transfieren recursos económicos, los importes de presupuestos aprobados o previstos:
  1. Para presupuestos previstos se consignará el importe anual asignado a la Actuación.
  2. Para presupuestos aprobados se consignará el importe trimestral de cada una de las partidas presupuestarias vinculadas a la Actuación.

• Hitos/Objetivos de gestión críticos, Hitos/Objetivos de gestión no críticos, Hitos auxiliares : permiten ver/crear/modificar, Hitos y Objetivos asociados a la acción. Los H/O están asociados al proyecto o subproyecto al que pertenece la Actuación.

5.4.3.1      Ciclo de co-validación y revisión de las actuaciones de una anualidad

Una vez tenemos definida completamente nuestra planificación de actuaciones para una anualidad, podemos lanzar el ciclo de co-validación y co-revisión que será similar al de los proyectos y subproyectos, con la diferencia de que las actuaciones no se validan una a una, sino que se validan todas las actuaciones de una misma anualidad en bloque.

Sólo pueden validar y revisar actuaciones aquellos usuarios que tengan un rol de "Responsable" en el proyecto o subproyecto del que cuelgan.  

Las actuaciones se validan y revisan entrando en el proyecto o subproyecto donde cuelgan y pulsando el submenú “Planificaciones” de la parte izquierda.  Para pasar en bloque todas las actuaciones en estado “Borrador”, a “En validación”, simplemente seleccionamos el botón "Cambiar de estado", seleccionamos el nuevo estado en el menú desplegable y pulsamos “Guardar”. 

En este proceso de co-validación tenemos varias situaciones particulares:

Regularización del pasado (anualidades 2020,2021):

• Para las actuaciones iniciadas en los años 2020 y 2021 no tiene sentido pasar un ciclo de validación; las actuaciones con fechas de inicio en 2020 y 2021 se validan automáticamente, sin flujo de validación.

Planificación de actuaciones anualidad 2022 y siguientes:

• Existe un ciclo de co-validación y co-revisión con cuatro estados (en borrador, en validación, en revisión, revisado) análogo a los ciclos de co-validación y co-revisión de proyectos y subproyectos.
• Las actuaciones ligadas a un proyecto se validan de manera similar a cómo se validan los proyectos (flujo resp de proyecto-resp de medida-SGFE), y las ligadas a un subproyecto se validan de manera análoga a los subproyectos (flujo resp de subproyecto-resp de proy/subp padre-resp de proyecto)

Nota sobre las fases de las Actuaciones: datos a consignar en la fase de definición de la Planificación y datos a consignar en la fase de ejecución:

• Lo lógico es que la introducción en CoFFEE de los instrumentos jurídicos concretos, el reporte del progreso de indicadores, la información de contratistas, beneficiarios de subvenciones, así como la ejecución presupuestaria y contable no se haga hasta que se haya terminado el ciclo de validación de la planificación de las actuaciones.
• Sin embargo, por agilidad, y dado que en algunos casos se está “planificando el pasado”, y ya se dispone de esos datos de ejecución, la herramienta CoFFEE permite realizar estas tareas en una actuación antes de que el ciclo de validación de la planificación de la anualidad la marque como actuación revisada.

DATOS A CONSIGNAR NORMALMENTE EN LA FASE DE EJECUCIÓN:

En fase de ejecución, a medida que se vayan conociendo los detalles de ejecución, se pueden ir dando de alta los instrumentos jurídicos correspondientes, así como suministrando la información necesaria. Así, por ejemplo, para una actuación de tipo contrato, una vez éste se materialice, se podrá incorporar en la actuación correspondiente la información sobre ese contrato, y los contratistas y subcontratistas asociados, y demás información que se requiera.  

5.4.3.2      Alta de contratos asociados

• Contratos asociados: permite ver/crear/modificar los contratos asociados a la actuación, cuando la actuación es del tipo “Contrato”.

El código del órgano de contratación es un identificador que usa la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) asociado a cada uno de los órganos (en PLACSP se denomina “ID Plataforma”). Cada órgano de contratación puede consultar el suyo propio en la pantalla de administrador del perfil “administrador del órgano de contratación” de PLACSP. Además, la Dirección General de Patrimonio del Estado publica periódicamente la relación de códigos en una hoja Excel que van actualizando.

En la siguiente imagen se puede ver dónde localizar este código de órgano dentro de la PLACSP:

En el caso de PLACSP y para cada órgano de contratación, los códigos de licitación y de contrato son los que identifican de forma única un contrato que se incorpora a la Plataforma de Contratos del Sector Público:
El código de licitación se corresponde con el Número de Expediente en la PLACSP, que es el número de expediente que proporciona cada órgano de contratación.
El código de contrato corresponde con el Contrato de la PLACSP. Es también un valor que determina el órgano de contratación. Corresponde a cada contrato dentro del expediente.

En la siguiente imagen se aprecia dónde se puede localizar estos dos códigos dentro de la PLACSP:

Añadir contratistas.

Pulsando el botón de "nuevo contratista" se pueden añadir contratistas:

Solamente hay que añadir el NIF/CIF del contratista y su nombre.

5.4.3.3      Alta de subvenciones asociadas

• Subvenciones asociadas: cuando la actuación es del tipo “Subvención”, permite gestionar (ver, modificar, crear) las subvenciones de la actuación, así como sus beneficiarios.

Los campos a rellenar son los siguientes:

• Código de la BDNS.

En este campo, se indicará el código numérico ofrecido por BDNS para la identificación de la convocatoria (seis dígitos). Es un campo opcional.

En la siguiente imagen se muestra dónde localizar esté código dentro de la BDNS:

• Añadir beneficiarios.

Pulsando el botón "Nuevo beneficiario", la aplicación pedirá el NIF/CIF del beneficiario y su nombre

NOTA: en las actuaciones de contratos o subvenciones. se puede reportar ejecución y añadir contratistas o beneficiarios sin haber enviado a validación la actuación.

• Documentos anexos: permite ver, añadir y gestionar cualquier documento, en formato PDF, relativo a la actuación:

5.5      Progreso de indicadores

En fase de ejecución podemos actualizar los indicadores para así informar al sistema del avance en el cumplimiento de los hitos y objetivos.

Excepto en aquellos proyectos en que no se hayan generado actuaciones, el progreso de los indicadores asociados a los hitos y objetivos se realiza a nivel de actuación. Para ello, es necesario acceder a la actuación donde se quiere reportar progreso, y seleccionar el submenú izquierdo "Progreso de indicadores".  Al hacerlo, aparecen todos los indicadores ligados a hitos y objetivos de esa actuación.

Para cambiar los valores actuales de los indicadores, los usuarios con roles de editor, responsable o responsable autorizado tendrán activado, en la columna "Acciones", un icono de un lápiz. Al pulsarlo, se mostrará un apantalla desplegable que les permitirá consignar la nueva situación, así como añadir una descripción, un documento justificativo y la fecha del cambio. 

En el caso de indicadores cualitativos, se reflejará la evolución y el nuevo estado(sin iniciar, en curso, finalizado).

En el caso de indicadores cuantitativos, hay que consignar el incremento del valor numérico que se está reportando en esta actuación (hay que recordar que un hito u objetivo puede tener más de un único indicador, y que un mismo indicador puede figurar en varias actuaciones diferentes). El sistema calculará automáticamente el valor final del indicador.

Cada vez que se actualiza un indicador, el cambio se refleja en los hitos y objetivos a los que contribuye, y se utilizarán estos valores para la generación automatizada de los informes correspondientes.

6        Módulo “Seguimiento del Plan”

Este módulo sirve para reportar la ejecución del Plan, actualizar el valor de los indicadores de los hitos y objetivos del Plan, así como para incorporar al sistema informes de ejecución, certificados de cumplimiento y documentación acreditativa complementaria.

En relación a la incorporación de los informes de ejecución y documentos resumen de cumplimiento, que deben ser firmados por los titulares de los órganos correspondientes, en aquellas solicitudes de pago en las que se haya completado la definición y validación de la estructura de proyectos, subproyectos y líneas de acción el sistema CoFFEE generará y gestionará la firma de una serie de certificados e informes de cumplimiento y ejecución.

Para la primera y segunda solicitud de pago, la Secretaría General de Fondos Europeos ha proporcionado a los responsables ministeriales una serie de plantillas de informes de ejecución y documentos resumen de cumplimiento que deberán rellenarse y firmarse por fuera del sistema, y ser cargados en CoFFEE.

6.1 Pasos a seguir en la tramitación de una solicitud de desembolso

Cada departamento ministerial tendrá que tramitar aquellos hitos y objetivos que le correspondan que estén asignados al desembolso que se está justificando. En esta tarea deben intervenir dos tipos de usuarios:  

• Los usuarios asociados a la medida, que deberán introducir toda la documentación ligada al cumplimiento de los hitos y objetivos, así como el informe de gestión de la medida y otros documentos que se requieran. 
• Los usuarios asociados al componente, que deberán incorporar el informe de gestión del componente y otros documentos que se requieran. 

Para la cumplimentación de la información en las diferentes ventanas de la aplicación Coffee-MRR, distinguiremos los siguientes pasos fundamentales: 

• Paso 1.- Seguimiento de hitos y objetivos (h/o) CID: [Obligatorio] Incorporar a la aplicación el documento resumen y demás documentos justificativos (sección de documentos anexos).  
• Paso 2.- Seguimiento de medidas: [Obligatorio] Una vez se hayan justificado todos los h/o de la medida del desembolso que se está tramitando, incorporar a la aplicación el informe de gestión de medida (que debe ser un fichero pdf en formato PAdES firmado electrónicamente por el titular responsable de la medida). Se podrán anexar otros documentos complementarios. 

• Paso 3.- Seguimiento de componentes: [Obligatorio] Una vez se hayan incorporado todos los informes de las medidas que tengan h/o en el desembolso que se está tramitando, incorporar a la aplicación el informe de gestión de componente (que debe ser un fichero pdf en formato PAdES firmado electrónicamente por el titular responsable del componente). Se podrán anexar otros documentos complementarios.

En la versión actual (v1.10 20-04-2022), la aplicación Coffee-MRR permite realizar los pasos 1, 2 y 3  en cualquier orden.

No obstante, sí se debe respetar la correlación de fechas de los informes que sean necesarios firmar (el documento resumen de cumplimiento de h/o debe firmarse antes que el informe de gestión de la medida y éste antes del informe de gestión del componente).

Antes de empezar a cumplimentar la información, se recomienda preparar toda la documentación y seguir el orden comentado en esta sección. Se mercan con claridad los campos que son y no son obligatorios 

En esta imagen se esquematiza el orden a seguir para elaborar, firmar (cuando sea necesario) e incorporar los documentos en CoFFEE: 

Importante

En esta versión especial para el Segundo Desembolso, la subida de ficheros al módulo de Seguimiento del Plan (Seguimiento de h/o CID, Seguimiento de medidas, Seguimiento de componentes), tendrá que realizarla un usuario con el 'rol' de Responsable (tanto para las medidas como para los componentes).

Limitaciones

• El tamaño máximo de un fichero a subir a la aplicación es de 50MB.
• Sólo se admite subidas a Coffee de ficheros PDF.

A continuación, se detalla cómo se hace cada paso dentro del sistema CoFFEE-MRR. 

6.1.1.- Paso 1: Seguimiento de hitos y objetivos 

Para incorporar la documentación justificativa del cumplimiento de un h/o, será necesario que acceda a la aplicación CoFFEE un usuario que tenga un perfil de editor, responsable autorizado o responsable asociado a la medida a la que esté adscrita el h/o que se desea justificar. 

A continuación, será necesario acceder a la opción “Seguimiento de h/o CID” dentro del módulo “Seguimiento del Plan”. Al acceder a esta opción se muestra una lista con el conjunto de hitos y objetivos del Plan. Esta lista contiene un desplegable para poder filtrar de manera que se muestren únicamente los h/o de un desembolso determinado (por ejemplo, los del segundo desembolso, como se puede ver en la imagen adjunta):

Para acceder a la información del h/o del que queremos aportar información basta con pinchar en el elemento de la lista correspondiente a dicho h/o. Al hacerlo, se muestran los datos generales del h/o seleccionado, y se despliega un submenú en la parte izquierda con distintas opciones que nos permiten incorporar información de ejecución del h/o. 

De cara a la tramitación de la segunda solicitud de pago, para incorporar información al sistema se va a hacer mediante la opción del submenú “Documentos anexos”.  

Al entrar en esta opción aparece un botón, “Nuevo documento”. Al pulsarlo, aparece una ventana en la que hay que elegir el tipo de documento que se va a incorporar y nos permite adjuntar un archivo desde nuestro equipo. 

Una vez esté subido el documento, éste aparecerá en la lista de Documentos anexos, con el tipo de documento, nombre del archivo y datos sobre su incorporación en CoFFEE.   

La Secretaría General de Fondos Europeos distribuye instrucciones detalladas a los órganos coordinadores de cada ministerio con la distinta casuística de los documentos a incorporar en cada desembolso, suministrando plantillas tipo, reglas para los nombres de ficheros y demás información de interés. 

6.1.2.- Paso 2: Seguimiento de medidas

Una vez se han justificado todos los h/o de la solicitud de pago es necesario incorporar el informe de gestión de medida a la que están adscritos los h/o, así como añadir en caso necesario alguna documentación justificativa. Para ello será necesario que acceda a la aplicación CoFFEE un usuario que tenga un perfil de editor, responsable autorizado o responsable asociado a dicha medida.

A continuación, será necesario acceder a la opción “Seguimiento de medidas” dentro del módulo “Seguimiento del Plan”. Al acceder a esta opción se muestra una lista con el conjunto de medidas.

Para acceder a la información de la medida para la que queremos subir el informe de gestión o documentación adicional basta con pinchar en el elemento de la lista correspondiente a dicha medida. Al hacerlo, se despliega un submenú en la parte izquierda con dos opciones. La opción “Informes” nos habilita un botón “Nuevo informe” que nos permite incorporar el informe de gestión de la medida, y la opción “Documentos anexos” nos permite adjuntar otra documentación justificativa de la medida.

Importante: El documento del informe de gestión que se incorpore debe de ser un fichero pdf firmado electrónicamente en formato PAdES. No se admiten otros formatos de firma, como por ejemplo el formato XADES. Si el documento se pasa a firma del responsable mediante un portafirmas, asegurarse que el formato de firma sea el formato PAdES, y que se incorpora en CoFFEE el fichero PDF de la firma electrónica, y no un reporte de impresión.   

Se recomienda antes de incorporar el fichero en CoFFEE validarlo previamente en la web https://valide.redsara.es (opción “Validar firma”, y verificar que aparece como firma válida y con formato PAdES) 

6.1.3.- Paso 3: Seguimiento de componentes 

Una vez se han justificado todas las medidas de la solicitud de pago es necesario incorporar el informe de gestión de componente a la que están adscritas las medidas, así como añadir en caso necesario alguna documentación justificativa. Para ello será necesario que acceda a la aplicación CoFFEE un usuario que tenga un perfil de editor, responsable autorizado o responsable asociado a dicho componente.  

A continuación será necesario acceder a la opción “Seguimiento de componentes” dentro del módulo “Seguimiento del Plan”. Al acceder a esta opción se muestra una lista con el conjunto de componentes.  

Para acceder a la información del componente para el que queremos subir el informe de gestión o documentación adicional basta con pinchar en el elemento de la lista correspondiente a dicho componente. Al hacerlo, se despliega un submenú en la parte izquierda con dos opciones. La opción “Informes” nos habilita un botón “Nuevo informe” que nos permite incorporar el informe de gestión del componente, y la opción “Documentos anexos” nos permite adjuntar otra documentación justificativa del componente.

Importante: El documento del informe de gestión que se incorpore debe de ser un fichero pdf firmado electrónicamente en formato PAdES. No se admiten otros formatos de firma, como por ejemplo el formato XADES. Si el documento se pasa a firma del responsable mediante un portafirmas, asegurarse que el formato de firma sea el formato PAdES, y que se incorpora en CoFFEE el fichero PDF de la firma electrónica, y no un reporte de impresión.   

Se recomienda antes de incorporar el fichero en CoFFEE validarlo previamente en la web https://valide.redsara.es (opción “Validar firma”, y verificar que aparece como firma válida y con formato PAdES) 

6.1.3.- Secuenciación de las firmas electrónicas de los documentos 

Es importante asegurar la secuencia temporal de las firmas electrónicas: deberá firmarse primero el Documento Resumen de Cumplimiento como Mecanismo de Verificación; segundo, el Informe de Gestión de la Medida y por último, el Informe de Gestión de Componente. Cualquier otra documentación adicional que se recabase internamente por las Entidades Decisoras para el desarrollo y firma de la documentación requerida en este email, deberá tener una fecha de firma anterior al Documento Resumen de Cumplimiento y, por tanto, también a los Informes de Gestión de Medida y Componente. 

7        Módulo “Seguridad”

El módulo de seguridad  permite a aquellos usuarios que tengan permiso de gestión de usuarios (es decir, usuarios con roles de  responsable, administrador o responsable autorizado), a invitar a nuevos usuarios ala sistema (preautorizar), y, una vez hayan sido admitidos estos usuarios por la Secretaría General de Fondos Europeos, asignarles permisos de acceso (perfilado de usuarios).

Este módulo está en desarrollo y todavía no está disponible en la versión de producción de Coffee-MRR.